A MIHŐ Kft. a fűtési időszak végén adatot szolgáltat a társasházak közös képviselői részére az elfogyasztott hőmennyiségről, illetve a díjszétosztással érintett felhasználási helyekről, díjfizetőkről. A közös képviselőnek olyan felosztást kell benyújtani a MIHŐ Kft. részére, amelyben az elfogyasztott hőmennyiség 100%-ban felosztásra került az érintett díjfizetők között. A hőmennyiségeket 3 tizedesjegy pontossággal kell feltüntetni. A számlázás alapját képező adatok abban az esetben kerülnek felrögzítésre, ha a felosztásban szereplő díjfizetők megegyeznek a MIHŐ Kft. által nyilvántartott és megküldött díjfizető listával, figyelembe véve a fűtési idényben történt díjfizető változásokat.

Az Önkormányzati rendelet 61. § (3) bekezdése alapján a MIHŐ Kft. minden év július hónapjában köteles a közös képviselő által megadott mennyiségi adatok szerint elszámolni. A jogszabályi kötelezettségét a szolgáltató abban az esetben tudja teljesíteni, ha határidőben megkapja az elszámolási adatokat. Ezért az Önkormányzati rendelet előírja, hogy a közös képviselőnek a díjszétosztási arányokra vonatkozó adatszolgáltatást minden év június 20-ig kell teljesíteni a távhőszolgáltató által megadott formátumban. Amennyiben nem történik meg határidőre az adatszolgáltatás, a távhőszolgáltató jogosult a fűtött légtérfogat arányában elkészíteni a hődíj elszámolást. Az így elkészített számlákat csak az Üzletszabályzatban meghatározott díjfizetési kötelezettség teljesítése mellett van mód helyesbíteni.